Помощь

КЛЮЧЕВЫЕ ОСОБЕННОСТИ BIRD

BIRD ориентирован на хостелы, гостевые дома и небольшие гостиницы с продажей мест в общих номерах.
Важно!
Оплата привязана непосредственно к Гостю а не к бронированию.
Все финансовые операции (оплата, списания, возврат) происходят через баланс гостя, а не через отдельные платежи за каждое бронирование.
С баланса Гостя в начале дня (автоматически, ежедневно в 12:00 (полдень)) списывается сумма по тарифу бронирования. Проживание оплачено, пока у гостя положительный баланс. Подробнее

СТРАНИЦЫ BIRD

Шахматка - Визуальное представление бронирований по комнатам и датам
Шахматка - Визуальное представление бронирований по комнатам и датам
Гости - Список гостей
Гости - Список гостей
Брони - Список бронирований с фильтром по параметрам
Брони - Список бронирований с фильтром по параметрам
Комнаты - Управление номерным фондом: отели, номера, места
Комнаты - Управление номерным фондом: отели, номера, места
Компании - Управление источниками бронирований, Статистика
Компании - Управление источниками бронирований, Статистика
Тарифы - Управление тарифами
Тарифы - Управление тарифами
Изменения - История действий администора в системе
Изменения - История действий администора в системе
Финансы > Сверка с контрагентом - Генерация таблицы учёта бронирований по источнику и расчёт стоимости за период
Финансы > Сверка с контрагентом - Генерация таблицы учёта бронирований по источнику и расчёт стоимости за период

НАЧАЛО РАБОТЫ

После регистрации вы получаете логины и пароли с разными ролями доступа. Авторизуйтесь в системе под логином суперадминистратора.
У вас уже создана Гостиница с одним номером и одним местом в нём. Перейдите в раздел Комнаты.

1. Измените название и адрес гостиницы на свой. Добавьте остальные номера(комнаты) и места(кровати) как показано в этом видео.
2. Добавьте свои тарифы в разделе Тарифы как в этом видео.
3. Добавьте свои источники(компании) в разделе Компании.
4. Создавайте бронирования в Шахматке или напишите в поддержку если у вас есть база бронирований которую вы хотите перенести в BIRD из другой системы, мы постараемся помочь!

ШАХМАТКА

СОЗДАНИЕ / РЕДАКТИРОВАНИЕ БРОНИРОВАНИЙ

УПРАВЛЕНИЕ ФОНДОМ

Добавление и редактирование отеля

Нажмите на шестерёнку напротив названия отеля на его кнопке и отредактируйте поля:
Краткое название будете видеть только вы, предполагается короткое рабочее название.
Полное название используется для генерации документов, укажите как в Классификации.
Адрес - город, улица, дом, помещение.
Сохраните.

Если вам нужно добавить ещё один отель, нажмите круглую кнопку "+".

* Имена отелей не могут быть одинкаовыми.

Добавление и редактирование номеров и мест

Перейдите в раздел Комнаты. Для создания нового места или номера нажмите кнопку "Добавить номер/место". В открывшейся справа шторке укажите что хотите добавить, Номер или Место, укажите его имя. При добавлении места, выьерите номер отеля в который оно будет добавлено. Нажмите Добавить.

ТАРИФЫ

  • Редактирование тарифа не влияет на ранее созданные бронирования.
  • Если требуется изменить тариф с определенной даты, закройте бронирование этим числом и откройте новое с этой даты с другим тарифом.
При смене тарифа делается перерасчёт для бронирований у которых 'Дата С' раньше текущей даты.
Сумма за 'прожитый период' возвращается на баланс гостя, и сразу списывается сумма за 'прожитый период' уже по новому тарифу.
При сохранении вы увидите сообщение с информацией об деталях перерасчёта.

ИСТОЧНИКИ

Источником бронирования может являться, например, организация, разместившая сотрудников; ВУЗ разместивший студентов; отдельный канал продаж или просто название группы гостей.

Для каждого источника можно указать:
Цвет — для визуальной идентификации.
ИНН — обязательный параметр (любые 12 цифр, если нет).
ВАЖНО! Плательщик: Гость или Компания.

НОМЕРНОЙ ФОНД

Этот интерфейс позволяет управлять структурой номерного фонда: создавать отели, номера и места (койки), редактировать их, изменять порядок отображения и восстанавливать удалённые объекты.

Основные разделы

Список отелей
  • Отображается слева.
  • Выбор отеля загружает его номерной фонд в центральную часть экрана.
  • Добавить новый отель – кнопка + вверху списка.
Номерной фонд
  • Отели – корневые элементы.
  • Номера – вложены в отели.
  • Места (койки) – вложены в номера.

Работа с гостиницами

Вы можете создать несколько гостиниц (отелей). Добавление гостиницы
  1. Нажмите (+) после карточек гостиниц.
  2. Заполните:
    • Краткое название (короткое наввание для системы).
    • Название отеля (полное название, по классификации, используется в документах).
    • Адрес (полный адрес, без индекса).
  3. Нажмите Сохранить, создайте номера и места.
Редактирование отеля
  1. Нажмите рядом с названием отеля.
  2. Измените данные.
  3. Нажмите Сохранить.
Удаление отеля

Для полного удаления отеля обратитесь в тех. поддержку. Эта функция будет реализована в ближайшем будущем.

Работа с номерами и местами

Добавление номера
  1. Выберите отель.
  2. Нажмите 'Добавить номер/место'.
  3. В форме:
    • Выберите тип "Номер".
    • Укажите название.
  4. Нажмите 'Добавить +'.
Добавление места (койки)
  1. Выберите номер.
  2. Нажмите 'Добавить номер/место'.
  3. В форме:
    • Выберите тип "Место".
    • Укажите название.
    • Выберите другой номер.
  4. Нажмите 'Добавить +'.
Редактирование номеров/мест
  1. Кликните по номеру или месту.
  2. Измените название или выберите новый родительский номер (для мест).
  3. Нажмите Сохранить.
Удаление номеров/мест
  1. Кликните по номеру или месту.
  2. Нажмите Удалить и подтвердите.
    • Удаляемые места не должны иметь активных бронирований на текущую дату.
    • Удалённые места с бронированиями можно отобразить внизу шахматки. Для этого поставьте галочку 'Отображать удалённые' в настройках Bird (шестерёнка справа в верхней панеле)
    • Удалённые места перемещаются в псевдо-отель "Удалённые" вместе с бронированиями на них. При необходимости их можно восстановить.
    • Если место не имеет и не имело бронирований, оно удаляется безвозвратно.
    • Номера удаляются безвозвратно.
    • При далении номера, места в этом номере переносятся в псевдо-номер 'Over'. Обновите страницу, и переназначьте им номер.
Восстановление места
  1. Перейдите в отель "Удалённые".
  2. Кликните по удалённому месту.
  3. Выберите отель для восстановления.
  4. Нажмите Восстановить.
ВАЖНО! Место будет восстановлено в псевдо-номер 'Over' выбранного отеля. Откройте выбранный отель, и назначте актуальный родительский номер восстановленному месту.

Изменение порядка

Можно изменить порядок отображения гостиниц, номеров и мест.
ВАЖНО! Изменение порядка влияет на порядок отображения в Шахматке и выпадающих списках.
  • Перетаскивайте мышкой по горизонтале отели и места в номере для изменения порядка.
  • Для изменения порядка номеров используйте кнопки ↑ и ↓ рядом с названием номера.
  • После изменения порядка нажмите Сохранить порядок, иначе изменения не сохранятся.
  • * В рамках редактирования гостиницы можно сохранить порядок 1 раз, по завершению редактирования внутри отеля (до перехода к другому отелю или закрытия страницы).

Важные примечания

  • Восстановление: Место восстанвливается в псевдо-номер 'Over' выбранного отеля.
  • Удаление: восстановить можно только места, номера удаляются навсегда.
  • Over/Out-номера: специальные номера (например, для временного размещения) нельзя редактировать.

Если у вас возникли вопросы, обратитесь в техническую поддержку.

ФИНАНСЫ

На данной странице вы можете получить общую информацию по продажам / доходам от компаний-источников и cкачать результаты в xlsx формате.
Расчёт производится по тарифам бронирований. Если бронирование на даты и в номере забронированным компанией, расчёт производится по тарифу бронирования комнаты.
Вкладка "Сверка с контрагентом" — Здесь можно получить расчёт стоимости проживания гостей от источника в виде таблицы по дням.
Расчёт производится с выбранной даты до конца месяца. Для получения сверки за весь месяц укажите 1-е число.

Сверка по источнику (только аренда мест)

В таблице отображены данные по заселению Гостиниц гостями источника с Выбранного числа по Последнее число месяца.
'1' — есть бронирование
'  ' — гость не проживал

  • Гости у которых есть бронирования в разных гостиницах за указанный период будут отражены в каждой гостиние отдельно
  • Гости у которых есть несколько бронирований с одинаковым тарифом будут объединены в одну строку таблицы.
  • Гости у которых есть несколько бронирований с разными тарифами: ФИО будет продублировано на отдельную строку для каждого тарифа

Сверка по источнику (аренда номеров и мест)

Если есть номера забронированные целиком, дополнительно появятся таблицы забронированных номеров для каждой гостиницы.
В таблице с зелёной шапкой отображены данные о забронированных номерах.
В таблице с голубой шапкой отображены данные о заселении гостей источника с Выбранного числа по Последнее число месяца.
'1' — есть бронирование
'0' — есть бронирование, номер оплачен целиком. Не добавляются к сумме.
'  ' — гость не проживал

ВАЖНО! У тарифа бронирования комнаты приоретет. Бронирования в забронированном целиком номере считаются по тарифу бронирования номера.
В данном примере гости от организации проживают в 2х гостиниах:
в 'Уютный уголок' живут арендуя отдельные места.
в 'Атмосфера' забронирован номер 8 мест целиком.

Реализация

Вкладка "Реализация" — В этом интерфейсе вы можете получить данные по реализации (проданным местам и номерам) за выбранный период.
ВАЖНО! 'Дата по' должна соответсвовать дате выезда
Вы получите:
— Сумму по всем бронированиям во всех отелях
— Итог по каждой гостинице и комнате
— Итог по каждому источнику

БАЛАНС

Пополнение баланса

Баланс гостя пополняется через форму редактирования бронирования.
Введите сумму в поле Баланс и нажмите Сохпанить.
Сумма увеличится, в историю добавится запись о внесенной сумме, времени, пользователе и id броноирования в рамках которого пополнили баланс.

Возврат средств

Для возврата средств откройте бронировние гостя и по аналогии с оплатой введите отрицательное число, например, -1500. Cредства будут списаны с баланса.
При отмене бронирования сумма за прожитые дни бронирования возвращается на баланс гостя автоматически.

Автоматическое списание

Средства с балансов гостей списываются автоматически, ежедневно в 12:00 (полдень), по тарифу их бронирований, кроме гостей, у которых Плательщик — 'Компания' (см. в настройках Источника) Подробнее
В телегерам приходит ежедневный отчёт о списании.

Долги и остатки на балансе

По окончательному выселению гостя произведите взаиморасчёт, чтобы свести баланс к 0, при необходимости.
Остаток или долг будет учтён при следующем заселении гостя.
* Гость идентифицируется по ФИО + номер паспорта.
В настройках скоро появится опция обнуления балансов по прошествии времени.

Перерасчёт

Баланс гостя может измениться при редактировании бронирования если:
  • — изменилось количество фактически прожитых дней бронирования (Например, скорректирована 'Дата заезда');
  • — изменился тариф у бронирования с прожитым периодом
  • — изменился статус с активого на пассивный или наоборот
* Технически, на баланс гостя вернётся сумма списанная ранее за прожитый период и снова спишется с учётом новых параметров бронирования.
Перерасчёт бронирования, затрагивающего текущую дату, зависит от времени: до 12:00 считается вчерашним днём; после 12:00 сразу спишется оплата за сегодня-завтра.

Как считается текущий день (сегодня)?

◉  До 12:00 — окончание вчерашнего дня (списано вчера)
◉  После 12:00 — начало нового гостиничного дня - списываем оплату
Стандартная гостиничная практика "check-out до полудня"

СТАТУСЫ

Бронирование может иметь статусы: Заселён, Предоплата, Новое, Выехал, Отменён.
⬤ Заселён, ⬤ Новое, ⬤ Предоплата — активные статусы. Средства списываются с гостей.
⬤ Отменён, ⬤ Выехал — пассивные статусы. Средства НЕ списываются с гостей (если плательщик - Гость).
⬤ Отменён: при смене статуса на 'Отменён', сумма списанная ранее с баланса гостя возвращается на баланс. Бронь пропадает из шахматки но информация о ней остаётся в системе.
⬤ Выехал: при смене статуса на 'Выехал', если бронирование затрагивает текущую дату (сегодня), дата выезда автоматически сократится до конца текущего Гостиничного дня (12:00).
Скорректируйте, если требуется выcеление другим числом.

ПЛАТЕЛЬЩИК

Плательщик — указывается для каждого Источника (для будущих бронирований).
Плательщик Гость: по умолчанию. Средства списываются с баланса гостя по тарифу его бронирования ежедневно, в полдень, за следующий день.
Плательщик Компания. Средства не списываются с баланса гостя. Балансы гостей не пополняются и, как правило, = 0. В любое время можно скачать отчёт о проживании гостей от источника в разделе Финансы за выбранный период, и выставить общий счёт за все бронирования данного Источника.
Для источников с плательщиком "Компания", вы можете отслеживать их текущий баланс.
Для этого будет нужно только указать дату начала расчёта и регистрировать поступившие платежи от данного источника. Система сложит платежи, вычтет сумму на которую прожили гости и покажет разницу как текущий баланс источника.
Так, вам не придётся высчитывать разницу недоплат и переплат за каждый отдельный период.